Sprawdź, czy dokumentacja kadrowa Twojej firmy jest kompletna i co się zmieni w aktach pracowniczych w 2023 roku? Bądź na bieżąco z nowymi obowiązkami dokumentacyjnymi, projektem rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej i najnowszymi stanowiskami Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
Od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zostanie skrócony do 10 lat. W niektórych przypadkach, nadal będzie trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat. Obecnie w Polsce obowiązuje jeden z najdłuższych na świecie, 50-letni okres przechowywania akt pracowniczych. Dla porównania w Finlandii jest to 10 lat, a w Danii tylko 5 lat. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej można podzielić na trzy grupy: - zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r., - zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., - zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. Nowy - 10-letni okres przechowywania dokumentów będzie dotyczył pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami W stosunku do pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. obowiązuje dotychczasowy - 50-letni okres przechowywania akt pracowniczych. W myśl nowelizacji, pracodawca będzie miał możliwość skorzystania z krótszej archiwizacji, tj. 10 lat, pod warunkiem spełnienia dodatkowych obowiązków wobec ZUS: - jeżeli złoży do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych raporty informacyjne (ZUS RIA) za wszystkich swoich pracowników zatrudnionych w tym okresie, dzięki czemu skróci wymagany okres do 10 lat, Okres 10-lat biegnie od końca roku, w którym pracodawca złoży raport informacyjny ZUS RIA. - złoży oświadczenie ZUS OSW. Natomiast dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. jest przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat. Ustawa nie przewiduje możliwości skrócenia okresu przechowywania dla tej grupy. Raporty informacyjne ZUS RIA W przypadku pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 r. obowiązuje co do zasady, 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracodawca, który chce skorzystać z możliwości skrócenia okresu przechowywania, w oddzielnej deklaracji do ZUS powinien złożyć oświadczenie, że będzie składał raporty informacyjne za pracowników zatrudnionych w wymienionym okresie. Będzie mógł to zrobić w dowolnie wybranym miesiącu. Następnie, musi przekazać do ZUS raporty informacyjne za wszystkich ubezpieczonych. Więcej na ten temat przeczytasz -> Raport informacyjny ZUS RIA od 1 stycznia 2019 r. Jak liczyć 10-letni okres przechowywania dokumentacji Dla pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy albo zatrudnionych między 1999 r. a 2018 r. (pod warunkiem, że złożono raport informacyjny) okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Oznacza to, że pracodawca nie musi liczyć okresu przechowywania oddzielnie dla każdego pracownika. 10 - letni okres zakończy się w jednym dniu w stosunku do wszystkich zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Tym dniem będzie zawsze 1 stycznia kolejnego roku. Podstawa prawna: Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022 c) archiwizacja: jakie dokumenty podlegają archiwizacji w aktach osobowych; okres archiwizowania akt osobowych: w jakich sytuacjach dokumentacja pracownicza podlega 10-letniej archiwizacji, a w jakich okres przechowywania wynosi 50 lat; szczególne zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej, która może stanowić dowód w postępowaniu Dokumenty jednego zatrudnionego, pochodzące z różnych okresów, mogą być przechowywane częściowo przez 50, a częściowo przez 10 lat. Z kolei informację o tym, jak długo będzie to trwać, trzeba przekazać jedynie w przypadku tego drugiego krócej, a kiedy dłużej?Łukasz Prasołek, specjalista z zakresu prawa pracy, były pracownik PIP oraz SNOkres przechowywania dokumentacji jest uzależniony od daty nawiązania stosunku pracy i z tego punktu widzenia ważne są dwie daty: 1 stycznia 1999 r., tj. wprowadzenie reformy emerytalnej, oraz 1 stycznia 2019 r., czyli wejście w życie zmian w kodeksie pracy. Dokumentacja pracownicza osób, których stosunek pracy został nawiązany od 2019 r., będzie przechowywana przez 10 lat bez konieczności spełnienia żadnych dodatkowych warunków (art. 94 pkt 9a kolei w przepisach przejściowych (art. 7) ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją ( poz. 357, dalej jako ustawa) przyjęto, że do stosunków pracy nawiązanych przed datą jej wejścia w życie stosujemy 50-letni okres przechowywania dokumentacji, który może zostać skrócony do 10-letniego, ale tylko w przypadku zatrudnionych po reformie emerytalnej i pod warunkiem złożenia za nich przez pracodawcę do ZUS raportów Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nawiązanie stosunku pracy dotyczy odrębnie każdej umowy o pracę, a więc są możliwe sytuacje, gdy dokumentacja dotycząca różnych umów (stosunków pracy) będzie przechowywana przez różne okresy. W stanowisku z 7 grudnia 2018 r. resort wskazał, że każdy przypadek zatrudnienia musi być rozpatrywany indywidualnie i możliwe są różne sytuacje pod tym kątem. Przy czym ważne jest, czy obydwa stosunki pracy istniały jeszcze przed 2019 r., czy obydwa powstały w nowym roku, czy też jeden z nich został nawiązany przed 1 stycznia 2019 r., a drugi począwszy od tej stosunki pracy przed 2019 pracy przyjął, że w takim przypadku, aby właściwie obliczyć okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, należy przyjąć datę pierwszego nawiązanego stosunku pracy. Jeśli powstał on przed 1999 r., to dokumentację trzeba będzie przechowywać bezwzględnie przez lat 50, a jeśli nawiązano go od 1 stycznia 1999 r., to okres przechowywania dokumentacji wyniesie albo 50 lat (w przypadku niezłożenia raportu informacyjnego) albo 10 lat (gdy taki raport zostanie złożony). [patrz Przykład nr 1]Przykład nr 1 Do końca 2018 rokuPracownik był zatrudniony w spółce w latach 2003–2006 oraz 2015–2018. Pracodawca złożył za niego w 2019 r. raport informacyjny. Jego dokumentacja pracownicza będzie więc przechowywana przez 10 pracy zawarte przed i po 1 stycznia 2019 do pracodawcy powraca pracownik zatrudniony wcześniej przed 2019 r., to co do zasady okresy przechowywania dokumentacji z obydwu tych stosunków są różne. Dla nowej umowy będzie to 10 lat, a dla starej – 50 lat. MRPiPS zwraca jednak uwagę, że wyjątek od tej reguły wystąpi w przypadku określonym w art. 9 ustawy, czyli przy ponownym nawiązaniu stosunku pracy z tym samym pracownikiem, z którym poprzedni stosunek pracy trwał w dniu wejścia w życie ustawy. Wtedy należy kontynuować prowadzenie starej dokumentacji pracowniczej – będzie zatem jeden okres jej przechowywania wynoszący 10 stosunki pracy od 1 stycznia 2019 przypadku, gdy pracownik będzie miał kolejne stosunki pracy, które powstaną już po wejściu w życie ustawy, to bezwzględnie należy stosować nowy art. Jego dokumentacja pracownicza będzie kontynuowana, a okres jej przechowywania będzie jeden – 10-letni [patrz Przykład nr 2].Przykład nr 2 W przyszłościPracownik jest zatrudniony u pracodawcy w 2019 r. przez sześć miesięcy. Następnie wraca do pracy w tej samej firmie w 2020 r. na rok, przy czym umowa kończy się 30 kwietnia 2021 r. Przy drugim zatrudnieniu pracodawca ma obowiązek kontynuacji akt osobowych i innej dokumentacji, a więc będzie ona stanowiła jedną całość. Trzeba ją będzie przechowywać przez 10 lat liczonych od końca roku zakończenia drugiej poinformować?Nowa informacja o okresie przechowywania dokumentacji, wydawana zgodnie z art. 946 obok świadectwa pracy, ma dotyczyć tylko przypadków, w których okres ten ulega skróceniu z 50 do 10 lat, a nie ma potrzeby informowania ogółu pracowników o czasie przechowywania ich dokumentacji. Dlatego, jak wskazuje MRPiPS, nowa informacja będzie dotyczyła jedynie pracowników, których stosunek pracy został nawiązany od 1 styczna 2019 r. Zgodnie bowiem z art. 7 ustawy, do pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. stosuje się przepisy art. 948– 9412 a więc brak tu art. 946 [patrz Przykład nr 3].Przykład nr 3 Zależnie od daty31 marca 2019 r. z pracą rozstaje się dwóch pracowników. Jednemu nie przedłużono umowy na trzymiesięczny okres próbny, a drugi, z 10-letnim stażem, zatrudniony na czas nieokreślony odchodzi po upływie trzymiesięcznego wypowiedzenia. W przypadku pierwszego pracownika mają zastosowanie nowe przepisy, gdyż stosunek pracy został nawiązany już w 2019 r., a więc należy mu wystawić informację o okresie przechowywania dokumentacji. Takiego obowiązku nie ma natomiast wobec drugiego pracownika, którego stosunek pracy został nawiązany przed zmianą przepisów i którego dokumentacja będzie przechowywana przez 50 Łukasz PrasołekŹródło: Dziennik Gazeta Prawna 2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następu-jącego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2; 3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.
Data publikacji: 2022-01-20 Dokumentacja pracownicza co do zasady powinna być przechowywana nie tylko w okresie współpracy między pracodawcą a pracownikiem, ale również przez pewien okres po ustaniu zatrudnienia. W zależności od czasu nawiązania umowy o pracę okres przechowywania dokumentacji pracownika wynosi 10 lub 50 lat po ustaniu stosunku z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Określone obowiązki w tym zakresie obciążają także podmiot, który formalnie jeszcze nie jest pracodawcą, ale który nim pozostanie w bliskiej przyszłości. Przykład Przedsiębiorca prowadził działalność, w ramach której zatrudniał 3 osoby na podstawie umów prawa cywilnego. Od 1 lutego 2022 r. przedsiębiorca zamierza zatrudnić dodatkowego pracownika. W wyniku postępowania rekrutacyjnego wybrana została osoba ubiegająca się o zatrudnienie, która została skierowana następnie na wstępne badania lekarskie. W tym przypadku obowiązkiem przedsiębiorcy (niezależnie od tego, że pracodawcą stanie się z momentem zatrudnienia pracownika) jest właściwe przechowywanie dokumentów związanych z ubieganiem się o zatrudnienie przez osobę przyjmowaną do pracy, w tym skierowania oraz orzeczenia wydanego w ramach badań profilaktycznych. W sytuacji gdy dojdzie do zatrudnienia osoby ubiegającej się o pracę, oświadczenia oraz dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone ...
Ustawodawca wprowadził również obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres 10 lat lub 50 lat co oznacza, że przyjmując, że harmonogram jest dokumentacją pracowniczą, to należy tak długo to przechowywać. Na okres 10 lat wskazuje art. 94 pkt. 9b tj.
To szkolenie już się odbyło, zapraszamy do zapoznania się z naszą aktualną ofertą. W przypadku jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt pod numerem 22 668 50 00. Szkolenia WARSZTATY DLA WYMAGAJĄCYCH DOKUMENTACJA PRACOWNICZA PO OSTATNICH ZMIANACH + PRAKTYCZNE WZORY DOKUMENTÓW Serdecznie zapraszamy do udziału w kompleksowym i praktycznym kompendium z zakresu dokumentacji pracowniczej, którego celem jest podsumowanie wszystkich ostatnich zmian. Podczas szkolenia zostaną omówione oraz przekazane uczestnikom praktyczne wzory dokumentów do zastosowania w codziennej pracy. prowadząca Monika FRĄCZEK W programie: Dane i dokumenty pozyskiwane od osób ubiegających się o zatrudnienie. Poprawny kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (omówienie wzoru takiego dokumentu): zakres danych, których podania można wymagać w takim kwestionariuszu, informacje związane z RODO, a ubieganie się o zatrudnienie – kwestia zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz obowiązek przekazania określonych informacji o zasadach przetwarzania danych (stanowiska UODO w tej kwestii). Zakres dokumentów, których można żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz miejsce ich przechowywania. Problematyka CV kandydata do pracy (stanowiska ekspertów w tej kwestii). Dane i dokumenty pozyskiwane od pracownika. Poprawne kwestionariusze (oświadczenia o danych) dla pracownika, w tym: oświadczenie o danych, których pracodawca może żądać na potrzeby realizowania stosunku pracy, w tym przypadki, w których nie wolno pobierać od pracownika zgody na przetwarzanie danych osobowych, z uwzględnieniem: danej o niepełnosprawności oraz odbywaniu służby wojskowej zgodnie ze stanowiskami UODO, okoliczności, w jakich od pracownika żąda się danych o wykształceniu i stażu pracy oraz miejsce przechowywania dokumentów potwierdzających takie dane, jeżeli zostały pozyskane od pracownika. Oświadczenie o danych, które pracodawca może przetwarzać wyłącznie za zgodą pracownika ( stanowisko UODO w sprawie posługiwania się prywatnymi danymi kontaktowymi posiadanymi w aktach osobowych pracownika oraz inne praktyczne stanowiska UODO). Oświadczenie o danych ubezpieczeniowych oraz podatkowo – płacowych. Praktyczny wzór kwestionariuszy dla pracownika oraz stanowisko MRPiPS w sprawie pomocniczych wzorów kwestionariuszy osobowych. Zasady przetwarzania danych osoby zawiadamianej o wypadku – stanowisko MRPiPS na temat zgody takiej osoby oraz stanowisko UODO w kwestii przetwarzania danych nie pozyskanych bezpośrednio od konkretnej osoby fizycznej (omówienie wzoru dokumentu). Poprawne dane w umowie o pracę, w tym kwestia imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo (stanowisko MRPiPS i UODO w tej sprawie oraz wzór umowy na zastępstwo). Wynikające z RODO obowiązki informacyjne wobec pracownika (wzór klauzuli informacyjnej). Dokumenty przechowywane w części A i B akt osobowych, w tym: dokumenty umieszczane w „starych” i „nowych” aktach osobowych w przypadku pracowników, których dokumentacja pracownicza podlega dwóm okresom przechowywania zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS, miejsce przechowywania deklaracji ZUS (stanowisko MRPiPS oraz wyjątki od tego stanowiska – stanowisko MRPiPS w sprawie przechowywania dokumentów dotyczących pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze), miejsce przechowywania dokumentów podatkowych. Zakres danych i dokumentów gromadzonych w związku z epidemią Covid-19, w tym: dodatkowe dokumenty tworzone i gromadzone w związku z wykonywaniem pracy zdalnej – miejsce w dokumentacji pracowniczej, w którym takie dokumenty powinny być one przechowywane (praktyczne wzory przydatnych oświadczeń oraz wzór ewidencji pracy zdalnej), dokumenty gromadzone w związku z pobieraniem przez pracownika dodatku solidarnościowego (stanowisko UODO), dokumenty i dane gromadzone się na potrzeby ustalenia kwoty wolnej od potrąceń (stanowisko UODO) oraz zasady i miejsce przechowywania dokumentów zebranych w związku z potraceniami komorniczymi (stanowisko MRPiPS). Pozostałe dokumenty gromadzone w aktach osobowych pracowników, w szczególności: dokumenty stanowiące dowody usprawiedliwiające nieobecność pracownika w danym dniu albo stanowiące podstawę zwolnienia od pracy (stanowisko UODO w tej kwestii), dokumenty gromadzone związku z badaniem stanu trzeźwości (osoby, które mogą mieć dostęp do takich dokumentów zgodnie ze stanowiskiem UODO), zasady przechowywania oświadczeń związanych z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich oraz wniosków o wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do lat 14 i etap zatrudnienia, na którym należy je pozyskiwać od pracowników (praktyczne wzory oświadczenia i wniosków), miejsca w dokumentacji pracowniczej w jakich gromadzi się i przechowuje wnioski o urlopy: wypoczynkowe, bezpłatne, szkoleniowe, z tytułu pełnienia funkcji rodzicielskich, okolicznościowe, zakres dokumentów gromadzonych w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. Dokumenty gromadzone w części C akt osobowych, ze szczególnym omówieniem świadectwa pracy, w tym: dane, które mogą być podawane w świadectwie pracy oraz zasady wydawania świadectwa pracy – nowe wykroczenie przeciwko prawom pracownika: niewydanie świadectwa pracy w terminie, zasady prostowania świadectwa pracy ( zasady postępowania z kopią nowego i kopią starego świadectwa pracy, dokumenty tworzone w przypadku częściowego uznania wniosku byłego pracownika o sprostowanie świadectwa pracy), zasady kopiowania świadectwa pracy ( postać wniosków o kopię i miejsce ich przechowywania, zasady sporządzania kopii zgubionego świadectwa, termin na wydanie kopii, przypadki, w których o kopię świadectwa mogą wystąpić inne niż były pracownik uprawnione osoby, przypadki, w których za kopię można pobrać opłatę oraz takie, w których pracodawca może odmówić wydania kopii), przypadki, w jakich wraz ze świadectwem pracy koniecznie musi być wydawania informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej i zasadach jej odbioru oraz przypadki, w których nie jest to obowiązkowe, pouczenie w treści świadectwa pracy oraz w oświadczeniu woli pracodawcy o zwolnieniu pracownika bez adresu sądu pracy (stanowisko MRPiPS). Karanie i nagradzanie pracowników – zasady gromadzenia dokumentów w części D akt osobowych (stanowisko MRPiPS) oraz dopuszczalność tworzenia rankingów pracowników (stanowisko UODO). Obowiązek aktualizacji danych posiadanych przez pracodawcę w dokumentacji pracowniczej – stanowisko MRPiPS na temat tego, w jaki sposób może to być dokonywane. Obowiązek i zasady dokonywania audytów dokumentacji pracowniczej – zgodnie ze stanowiskiem UODO. Zbiory dokumentów, które nie stanowią dokumentacji pracowniczej, w tym: dokumentacja BHP nie stanowiąca dokumentacji pracowniczej, dokumentacja zasiłkowa oraz zwolnienia lekarskie (okres ich przechowywania), zasady pozyskiwania danych i dokumentów na potrzeby ZFŚS (zgodnie ze stanowiskiem UODO) czas ich przechowywania i dokonywania ich audytu (stanowisko MRPiPS). Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej albo elektronicznej – najważniejsze zagadnienia praktyczne, w szczególności: pochodzące od pracodawcy dokumenty, które koniecznie muszą być podpisane podpisem odręcznym albo elektronicznym, wynikające z przepisów prawa pracy i z wykładni zasady „przechodzenia” na elektroniczną dokumentację pracowniczą, warunki przechowywania papierowej dokumentacji pracowniczej. Rodzaje obowiązków pracodawcy wobec pracownika, związane ze zmianą postaci dokumentacji pracowniczej, w tym: zakres obowiązków informacyjnych i termin na ich zrealizowanie, umożliwienie pracownikowi odebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej, zasady postępowania z nieodebraną dokumentacją pracowniczą. Informacje dodatkowe pod nr telefonu: 22 668 50 00 Sprawdź także naszą nowość szczegóły e-szkolenia >> Sprawdź nasze pozostałe szkolenia oraz opinie uczestników: Prawo Pracy, Czas Pracy, Dokumentacja Pracownicza >> Płace, ZFŚS, Rozliczenia ZUS >> HR, ZZL >> Ochrona Danych Osobowych w HR, Kompleksowy Kurs ODO i RODO >> Poniżej przedstawiamy opinie z poprzednich szkoleń p. Moniki Frączek: „Ciekawy sposób prowadzenia szkolenia.” „Szkolenie jest bardzo dobrze zorganizowane, prowadzący kompetentny, ciekawie prowadzi zajęcia.” „Osoba prowadząca szkolenie.” „Styl prowadzenia szkolenia.” „Konkretne odpowiedzi i bardzo dobra znajomość.” „Duża ilość praktycznych przykładów.” „Kompetencja i doświadczenie wykładowcy, ciekawe kazusy.” „Powoływanie się na orzecznictwo.” „Dopasowanie trenera do grupy, sposób prowadzenia.” „Komunikatywność wykładowcy.” „Wiedza prowadzącego, tempo szkolenia, tematyka.” „Bardzo czytelny sposób prowadzenia prowadzącego.” „Zrozumiale i prostym językiem przedstawione zagadnienia oraz z przykładami.” „Dobry prowadzący i obsługa szkolenia.” „Sposób prowadzenia zajęć przez wykładowcę.” „Wysoki poziom przekazywanej wiedzy przez prowadzącego.” „Sposób prowadzenia szkolenia, rzeczowe przykłady.” „Organizacja szkolenia idealna, bez zarzutu.” „Organizacja, sposób prowadzenia.” „Prosty sposób omawiania zagadnień.” „Bardzo jasno i na przykładach przedstawiano poszczególne sytuacje.” „Elastyczny sposób prowadzenia szkolenia dostosowany do sugestii uczestników.” „Konkretnie, szczegółowo.” „Przekazywanie wiedzy przez prowadzącego.” „Sposób prowadzenia szkolenia – mobilizowanie uczestników do myślenia i udzielania odpowiedzi.” „Forma prowadzenia szkolenia.” „Kontakt prowadzącego z uczestnikami.” „Sposób prowadzenia szkolenia – dynamika, ekspresja, przykłady z życia.” „Odpowiadanie na pytania uczestników.” „Zawartość merytoryczna przekazanych materiałów.” „Czas trwania szkolenia, forma warsztatów.” „Podejście aktywizujące osoby prowadzącej szkolenie.” „Przygotowanie prowadzącego.”
Jeśli chcesz skrócić okres przechowywania akt pracowniczych, musisz przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW). Oświadczasz w tym dokumencie, że przekażesz raporty informacyjne (ZUS RIA) za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.

Zmiany zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym dokumentów dotyczących ubezpieczeń społecznych, wprowadzone w 2019 roku, odróżniają dokumenty, które należy gromadzić w aktach osobowych oraz poza nimi. Ponadto w obecnym stanie prawnym istnieje dualizm okresów przechowywania wspomnianej dokumentacji – zależnie od dnia nawiązania stosunku pracy. Jakie są okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej?Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczejPrzepis art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy wśród podstawowych obowiązków pracodawcy wymienia prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej:akt osobowych pracowników,dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy,określonych zbiorczą nazwą „dokumentacji pracowniczej”.Z kolei art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy nakazuje przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez odpowiedni okres po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku z art. 281 § 1 pkt 6 Kodeksu pracy brak prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej, brak przechowywania jej przez okres ustalony w przepisach, a także pozostawienie dokumentacji pracowniczej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem stanowią wykroczenia przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Szczegółowe wymogi dotyczące prowadzenia i przechowywania omawianej dokumentacji określono w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej ( z 2018 r. poz. 2369), w którym wskazano, jakie dokumenty stanowią akta osobowe, a jakie zalicza się do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy przechowywanej poza aktami osobowePracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe składające się z 4 części:A – obejmującej oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;B – obejmującej oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym umowę o pracę, zakres czynności (zakres obowiązków), dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy i z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;C – obejmującej oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, kopię wydanego świadectwa pracy;D – obejmującej odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego w sprawach związanych ze stosunkiem pracyPoza aktami osobowymi pracodawca musi prowadzić, oddzielnie dla każdego pracownika, dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą ewidencja czasu pracy, wnioski pracownika dotyczące udzielania zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych oraz stosowania indywidualnych rozwiązań dotyczących organizacji czasu pracy;dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i pracowniczą należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Wymogi te dotyczą pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 2019 zatrudnił pracownika 1 marca 2020 roku na czas określony jednego roku – do 30 kwietnia 2021 roku. Strony nie nawiązały kolejnego stosunku pracy. Akta osobowe tego pracownika oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy muszą być przechowywane przez 10 lat, licząc od końca 2021 roku, czyli do 31 grudnia 2031 odniesieniu do stosunków pracy, które nawiązano przed 1 stycznia 2019 roku, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej należy ustalać na podstawie przepisów obowiązujących przed tym dniem (art. 7 ust. 2 Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją – z 2018 r. poz. 357). Oznacza to, że dokumentację pracowniczą dotyczącą tego okresu należy przechowywać przez 50 lat, licząc od dnia:zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej;wytworzenia – dla dokumentacji płacowej(zgodnie z art. 51u ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w brzmieniu obowiązującym przed 1 stycznia 2019 roku). W związku z tym, że zidentyfikowanie dat wytworzenia poszczególnych dokumentów płacowych wiązałoby się dla pracodawcy z koniecznością szczegółowego monitorowania tego zagadnienia w przypadku każdego zwolnionego pracownika z osobna, dopuszczalnym wydaje się w takim przypadku przyjęcie, iż zarówno dokumentację osobową, jak i płacową przechowuje się przez 50 lat od dnia zakończenia pracy (ustania stosunku pracy). Przykład o pracę łącząca pracodawcę i pracownika obowiązywała od 1 lipca 2002 roku. W czerwcu 2021 roku pracownik ją wypowiedział, wskutek czego po upływie 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia uległa ona rozwiązaniu 30 września 2021 roku Dokumentacja pracownicza pozostała po pracowniku będzie przechowywana w tym przypadku przez okres 50 lat, licząc od dnia rozwiązania stosunku pracy, czyli do 30 września 2071 trudność wiąże się z ustaleniem czasu przechowywania dokumentów, których przed 1 stycznia 2019 roku nie włączano do akt osobowych – takich jak wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego, listy obecności czy harmonogramy czasu pracy. Stosowano wówczas najczęściej zasadę przechowywania wspomnianych dokumentów przez okres 3 lat – odpowiadający długością okresowi przedawnienia roszczeń pracowniczych. Tak więc tego rodzaju dokumenty, dotyczące stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 roku, należy przechowywać przez okres 3 wskazało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 8 lutego 2019 roku, DProkuI. przepisy obowiązujące przed dniem 1 stycznia 2019 roku nie wskazywały okresu przechowywania, po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy, ewidencji czasu pracy [...] oraz dokumentów dotyczących udzielania i korzystania z urlopów wypoczynkowych. W doktrynie prawa pracy dominował natomiast pogląd, że wskazane jest przechowywanie wspomnianej dokumentacji przez okres 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, z uwagi na fakt, iż ewentualne roszczenia ze stosunku pracy, w tym dotyczące wynagrodzenia oraz innych świadczeń/uprawnień pracowniczych, także np. urlopowych, ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym dane roszczenie stało się wymagalne (art. 291 kp). Skorelowany z długością okresu przedawnienia, trzyletni okres przechowywania ww. dokumentacji wydaje się być niezbędnym, minimalnym okresem umożliwiającym dochodzenie wspomnianych roszczeń i zapewnienie realizacji celów, jakim ta dokumentacja ma służyć (zgodnym także z zasadą ograniczenia przechowywania, określoną w art. 5 ust. 1 lit. e RODO).Natomiast w odniesieniu do stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 roku prezentowany jest pogląd, że te dokumenty, o których nie wspomina się w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej (np. harmonogramy czasu pracy), nie muszą być przechowywane przez okres 10 lat, lecz jedynie przez 3 lata, gdyż po tym czasie tracą swoje znaczenie prawne. Są jednak również zwolennicy przechowywania wszelkich dokumentów związanych ze stosunkiem pracy przez 10 lat. Względy celowości zdają się jednak przemawiać za pierwszym z tych skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczejOkres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 1998 roku, a przed dniem 1 stycznia 2019 roku ulega skróceniu w przypadku złożenia raportu informacyjnego, o którym mowa w art. 4 pkt 6a Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych ( z 2021 r. poz. 423 ze zm.), z 50 do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony (art. 7 ust. 3 Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją).Wspomniany raport informacyjny jest przekazywanym do ZUS-u zestawieniem informacji dotyczącym ubezpieczonego, który został zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 roku, a przed 1 stycznia 2019 roku, obejmującym dane niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty za okresy – w zależności od rodzaju danych – od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2008 roku albo od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 i przechowywanie dokumentacji pracowniczej należy do podstawowych obowiązków pracodawcy, a jego zaniedbanie, poza zagrożeniem karą grzywny, może naruszać konkretne interesy pracowników, zarówno w czasie zatrudnienia, jak i po zakończeniu stosunku pracy.

Zmiany w wynagrodzeniach oraz zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej. Szkolenia . SZKOLENIA OTWARTE (online i stacjonarne) FRDL - LIDER SZKOLEŃ DLA JST
Dokumentację pracowniczą przechowujemy po ustaniu zatrudnienia przez liczbę lat wskazaną w przepisach, licząc od dnia wystawienia ostatniego dokumentu. Dokumentacja pracownicza Okres przechowywania Akta osobowe pracowników 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. (art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, z 2013 r. poz. 1440 ze zm. ) Listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. (art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, z 2013 r. poz. 1440 ze zm.) od zmiana z 50 na 10 lat Dokumentacja powypadkowa 10 lat (art. 234 § 31 Kodeksu pracy) Ewidencja czasu pracy pracowników (art. 149 Kodeksu pracy) 3 lata od zakończenia okresu którego ewidencja dotyczy. Przyjmuje się 3 lata z uwagi na 3 –letni okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy (art. 291 § 1 Kodeksu pracy) Ewidencja czasu pracy kierowców 3 lata od zakończenia okresu którego dotyczy (art. 25 ust. 2 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców z dnia 16 kwietnia 2004 r.) Aktualizacja wpisu z dnia Na podstawie ustawy z dnia 10 stycznia 2018r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją okres przechowywania dokumentacji został zmieniony z 50 do 10 lat zmiana wejdzie w życie od
Iykr.
  • 4uxeucm7c6.pages.dev/50
  • 4uxeucm7c6.pages.dev/345
  • 4uxeucm7c6.pages.dev/245
  • 4uxeucm7c6.pages.dev/228
  • 4uxeucm7c6.pages.dev/327
  • 4uxeucm7c6.pages.dev/240
  • 4uxeucm7c6.pages.dev/11
  • 4uxeucm7c6.pages.dev/261
  • 4uxeucm7c6.pages.dev/338

    • okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wzór